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Transição de diretoria: como não perder o site, as redes e as senhas quando a gestão muda
A cada eleição, muita entidade descobre que o site está no nome de um ex-diretor, que a senha do Instagram ficou com ele e que ninguém sabe onde está o domínio. Veja como evitar isso com poucos passos.
O problema
O patrimônio digital da entidade não pode morar no celular de um diretor
Site, domínio, e-mail, perfis nas redes e grupo oficial de WhatsApp são patrimônio da entidade, tanto quanto a sede e os documentos. Mesmo assim, em muitos lugares eles ficam no nome e no e-mail pessoal de quem estava na diretoria quando foram criados. Quando a gestão muda, o acesso muda de mãos, ou some.
O custo aparece na pior hora: o site sai do ar, o domínio vence, ninguém consegue publicar um comunicado de eleição. A boa notícia é que o problema se previne com organização simples.
O que costuma se perder
Os seis itens que mais ficam na mão de quem saiu
Domínio do site
Registrado no CPF ou no e-mail de uma pessoa, e não no CNPJ da entidade.
Hospedagem
Contrato e cartão de crédito pessoais, com renovação automática que um dia falha.
Perfis nas redes
Criados com o e-mail pessoal e com uma única pessoa como administradora.
E-mail institucional
Ou não existe, ou é um e-mail gratuito da pessoa que cuidava da comunicação.
WhatsApp oficial
Chip e aparelho que ficam com quem saiu da diretoria.
Arquivos e artes
Logo em alta qualidade, fotos e documentos guardados no computador de alguém.
Como evitar
Seis passos para proteger os acessos da entidade
1. Faça um inventário
Liste tudo o que a entidade tem online: site, domínio, hospedagem, e-mails, redes, WhatsApp, planilhas e arquivos.
2. Coloque tudo no nome da entidade
Domínio e hospedagem no CNPJ, com e-mail institucional como responsável.
3. Tenha pelo menos dois administradores
Nas redes e nos serviços, mais de uma pessoa com acesso, e nunca só quem está de saída.
4. Guarde as senhas com segurança
Use um gerenciador de senhas e a verificação em duas etapas, e não um caderninho ou uma mensagem no grupo.
5. Registre a passagem de gestão
Um documento curto, assinado, com o que existe, onde está e quem são os responsáveis.
6. Revise a cada ano
Uma checagem anual confirma vencimentos, titularidade e acessos, mesmo sem eleição.
Modelo de documento de passagem
O que precisa constar
Lista dos ativos digitais (site, domínio, hospedagem, e-mails, redes, WhatsApp, arquivos) • Quem é o titular de cada um e em qual CNPJ ou e-mail está • Onde ficam as senhas e quem tem acesso • Datas de vencimento (domínio, hospedagem) e valores • Fornecedores e contatos (quem faz a manutenção do site) • Pendências e próximos passos • Assinatura da gestão que sai e da que entra.
Aprofundando
O que fazer, em detalhe: continuidade entre gestões
A passagem de gestão é uma rotina da entidade. Estas são as seis decisões que protegem o patrimônio digital a cada eleição.
1. Defina o titular de cada ativo
Domínio, hospedagem, e-mail, perfis e WhatsApp devem estar no nome da entidade, com responsáveis designados em ata ou documento interno. Titularidade clara resolve metade dos problemas.
2. Estabeleça uma política de acessos
Quem pode acessar o quê, com que nível de permissão, e o que acontece quando alguém sai da função. Acesso por cargo, e não por pessoa, evita dependências.
3. Registre as decisões e o histórico
O que foi feito, por que e por quem: mudanças de site, campanhas, contratos e prestadores. Histórico evita que cada gestão recomece do zero.
4. Fixe um prazo de transição
Um período em que a gestão que sai e a que entra trabalham juntas, com data para encerrar. Transição sem prazo vira "depois a gente vê".
5. Apresente os sistemas à nova diretoria
Quem assume precisa saber o que existe, para que serve e quem cuida. Um encontro curto de apresentação evita meses de descoberta no improviso.
6. Faça uma auditoria anual
Todo ano, mesmo sem eleição, confirme vencimentos, titularidades e acessos ativos. Problemas descobertos na auditoria custam muito menos que os descobertos na crise.
Onde entra a consultoria
O que fazer está aqui. O como fazer, ou seja, levantar os ativos digitais da sua entidade, regularizar a titularidade e os acessos, montar o documento de passagem e a rotina de auditoria, faz parte da nossa consultoria e da execução do serviço. Você pode começar por uma consultoria gratuita de 30 minutos, contratar horas de consultoria para fazermos juntos ou contratar a implementação e o acompanhamento.
Perguntas frequentes
A entidade, com CNPJ e um e-mail institucional. Assim a titularidade não depende de uma pessoa.
Comece pelo diálogo e pela documentação da entidade (estatuto, ata de eleição, CNPJ). Em muitos serviços, a entidade consegue recuperar os acessos comprovando que é a titular. Se não resolver, procure o suporte do provedor ou orientação jurídica.
Podem e devem ficar vinculadas a um e-mail institucional, com mais de um administrador. Cada rede tem regras de segurança próprias, e ativamos as proteções disponíveis.
Sim. Fazemos o inventário, organizamos os acessos no nome da entidade e entregamos o documento de passagem para a diretoria assinar.
Quer proteger o patrimônio digital da sua entidade?
A gente faz o inventário, organiza os acessos no nome da entidade e entrega o documento de passagem. Fale com a Criativa pelo WhatsApp.